बुककीपिंग क्या है और इस पर कौन निर्भर करता है

अनुमान नहीं, रिकॉर्डिंग

बुककीपिंग (bookkeeping) किसी व्यवसाय के हर वित्तीय लेन-देन को पूर्ण, सटीक और क्रमबद्ध ढंग से दर्ज करने का दैनिक काम है। लेन-देन (transaction) कोई भी ऐसी घटना है जो बदल देती है कि व्यवसाय के पास क्या है या उस पर क्या बकाया है: बिक्री, खरीद, भुगतान, प्राप्ति, दिया गया वेतन, मिला हुआ ऋण।

बुककीपिंग लेखाकर्म (accounting) का पहला चरण है। बुककीपर रिकॉर्ड करता है और जाँचता है। फिर लेखाकार (accountant) इन रिकॉर्ड का उपयोग वित्तीय विवरण, कर रिटर्न और प्रबंधकों की रिपोर्ट बनाने के लिए करता है। यदि रिकॉर्ड गलत हैं, तो उन पर बनी हर रिपोर्ट भी गलत होगी। कोई भी बाद का कौशल छूटे हुए इनवॉइस या गलत खाते में पोस्ट हुए भुगतान को ठीक नहीं कर सकता।

अच्छे रिकॉर्ड सरल प्रश्नों के उत्तर जल्दी देते हैं। हमारे पास कितना नकद है? हमें कौन पैसे देने वाला है, और कितने समय से? इस सप्ताह किन आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करना है? क्या पिछले महीने हमें लाभ हुआ? जो व्यवसाय इन प्रश्नों का उत्तर नहीं दे सकता, वह तथ्यों से नहीं, अंदाज़े से चल रहा है।

दो हल किए गए उदाहरण

एक दर्ज़ी की कार्यशाला। मालिक हर ऑर्डर, कपड़े की हर खरीद और हर भुगतान दर्ज करती है। महीने के अंत में वह देखती है कि कपड़े की लागत उसकी कीमतों से तेज़ी से बढ़ी है। रिकॉर्ड पूरे होने के कारण वह अंदाज़े के बजाय प्रमाण के साथ कीमतें बढ़ा सकती है।

एक छोटी डिलीवरी कंपनी। बुककीपर देखता है कि एक ग्राहक ने तीन इनवॉइस का भुगतान नहीं किया है, और हर एक साठ दिन से पुराना है। बिक्री बही-खाते (sales ledger) के बिना, नकदी कम पड़ने तक किसी को पता नहीं चलता। प्रबंधक उसी दिन ग्राहक को फ़ोन करता है।