दस्तावेज़ और रिकॉर्ड: अंतर क्या है?

जानकारी के दो प्रकार

हर संगठन लिखित जानकारी पर चलता है। इसका कुछ हिस्सा लोगों को बताता है कि क्या करना है। कुछ हिस्सा दिखाता है कि क्या किया गया। पहले प्रकार को दस्तावेज़ (document) कहते हैं। दूसरे प्रकार को रिकॉर्ड (record) कहते हैं। इनका प्रबंधन अलग-अलग तरीकों से होता है, इसलिए इनमें अंतर पहचानना ज़रूरी है।

• दस्तावेज़ निर्देश या आवश्यकताएँ देता है: प्रक्रिया, ड्रॉइंग, नीति, खाली फ़ॉर्म। काम बदलने पर इसे संशोधित किया जा सकता है।
• रिकॉर्ड किसी गतिविधि या परिणाम का साक्ष्य है: भरी हुई निरीक्षण शीट, हस्ताक्षरित परमिट, प्रशिक्षण प्रमाणपत्र। बनने के बाद इसे बदला नहीं जाना चाहिए।

उदाहरण 1: खाली फ़ॉर्म और भरा हुआ फ़ॉर्म

फ़ोर्कलिफ़्ट की उपयोग-पूर्व चेकलिस्ट खाली होने पर एक दस्तावेज़ है। वह नियंत्रित है: उसका एक नंबर और संशोधन है, और उस पर के प्रश्न अनुमोदित हैं। जब सोमवार सुबह कोई ऑपरेटर उसे भरकर हस्ताक्षर करता है, तो वह प्रति एक रिकॉर्ड बन जाती है। यदि अगले महीने चेकलिस्ट के प्रश्न बदलते हैं, तो खाली फ़ॉर्म संशोधित होता है। सोमवार की भरी हुई चेकलिस्ट कभी नहीं बदली जाती।

उदाहरण 2: अंशांकन प्रमाणपत्र

एक अंशांकन प्रयोगशाला (calibration laboratory) दबाव गेज का परीक्षण करती है और परिणाम दिखाने वाला प्रमाणपत्र जारी करती है। प्रमाणपत्र एक रिकॉर्ड है: यह साबित करता है कि गेज की जाँच एक निश्चित तारीख़ को की गई। प्रयोगशाला की अंशांकन प्रक्रिया, जो बताती है कि परीक्षण कैसे करना है, एक दस्तावेज़ है।