भूमिका कैसे जुड़ती है

एक भूमिका, चार क्षेत्र

कार्यकारी सहायक (executive assistant) किसी वरिष्ठ व्यक्ति की सहायता करता है ताकि उनका समय और ध्यान उस काम पर लगे जो केवल वही कर सकते हैं। रोज़ के काम अलग-अलग दिखते हैं: डायरी में बदलाव, यात्रा बुकिंग, बोर्ड पत्र, कोई कठिन फ़ोन कॉल। पर लगभग हर काम चार क्षेत्रों में से किसी एक का होता है।

• समय — डायरी, यात्रा, और एकाग्र कार्य की सुरक्षा।
• जानकारी — इनबॉक्स, ब्रीफ़िंग, पत्र, और प्रतिबद्धताओं पर नज़र।
• संबंध — पहुँच चाहने वाले लोग, अन्य सहायकों का नेटवर्क, और वे हितधारक (stakeholders) जिन्हें कार्यकारी अधिकारी को सूचित रखना है।
• गवर्नेंस और संचालन — बोर्ड, समितियाँ, बजट, परियोजनाएँ और कार्यक्रम।

यह पाठ्यक्रम चारों को मध्यम स्तर पर कवर करता है। इसका अर्थ है कि आपसे केवल प्रक्रिया का पालन करने से अधिक की अपेक्षा है। आप विकल्पों में से चुनते हैं, समझौते को समझाते हैं, और गड़बड़ होने पर चीज़ें ठीक करते हैं।

दो हल किए गए उदाहरण

उदाहरण 1. एक क्षेत्रीय निदेशक इस सप्ताह मुख्य कार्यकारी अधिकारी के साथ एक घंटा माँगते हैं। एक नौसिखिया पहला खाली घंटा बुक कर देता है। एक मध्यम स्तर का सहायक पहले पूछता है कि बैठक किसलिए है। वह एक बजट अधिकता (budget overrun) के बारे में है, जिस पर वित्त समिति गुरुवार को चर्चा करेगी। इसलिए सहायक बुधवार को तीस मिनट बुक करता है, पहले से एक पृष्ठ का सारांश माँगता है, और गुरुवार के लिए कार्यकारी अधिकारी के ब्रीफ़िंग पैक में मद जोड़ देता है। एक अनुरोध ने चारों क्षेत्रों को छुआ।

उदाहरण 2. कार्यकारी अधिकारी “इसे देख लें” लिखकर एक ईमेल आगे भेजते हैं। वह एक प्रमुख ग्राहक की शिकायत है। सहायक उसे खाता प्रबंधक को भेजता है, दो दिन में उत्तर माँगता है, अनुवर्ती सूची में दर्ज करता है, और अगली बातचीत में कार्यकारी अधिकारी को बताता है कि क्या किया गया। कार्यकारी अधिकारी का ध्यान दस सेकंड लगा, तीस मिनट नहीं।