नियंत्रण क्यों विफल होते हैं और यह पाठ्यक्रम कैसे बना है
नियंत्रण विफलता के वास्तविक कारण और पाठ्यक्रम का उनके बीच से मार्ग।
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नियंत्रण शायद ही कभी इसलिए विफल होते हैं कि किसी ने उन्हें लिखा नहीं
गंभीर नुकसान झेलने वाले अधिकांश संगठनों के पास नीतियाँ और प्रक्रियाएँ होती हैं। नुकसान इसलिए होता है कि कोई नियंत्रण किया ही नहीं गया, बिना सोचे किया गया, गलत जोखिम के इर्द-गिर्द डिज़ाइन किया गया था, या किसी वरिष्ठ द्वारा लाँघ दिया गया। कमी लगभग हमेशा दस्तावेज़ और लोगों के वास्तविक व्यवहार के बीच होती है।
इस पाठ्यक्रम में आप ढाँचे से व्यवहार की ओर बढ़ेंगे। आप किसी प्रक्रिया को धोखेबाज़ की नज़र से देखना सीखेंगे, जोखिम के अनुरूप नियंत्रण चुनना, जो नियंत्रण चूक जाएँ उसे पकड़ना, और कुछ गलत होने पर सही प्रतिक्रिया देना। उद्देश्य व्यावहारिक विवेक है: यह तय करना कि कौन सा नियंत्रण, कहाँ और किस लागत पर उपयोग करना है।
नियंत्रण विफल होने के चार कारण
उदाहरण 1: वह मिलान जो "हो गया" था
एक ट्रेडिंग कंपनी को मासिक बैंक मिलान (bank reconciliation) चाहिए थे। आठ महीने तक, लेखा सहायक उन्हें तैयार करता रहा और वित्त प्रबंधक उन पर हस्ताक्षर करता रहा। हर मिलान में "समय का अंतर" लिखा एक अस्पष्ट अंतर था, जो छोटी राशि से बढ़कर बड़ी हो गया। किसी ने नहीं पूछा कि समय का अंतर क्या है। जब एक नए प्रबंधक ने जाँच की, तो अंतर वे नकद प्राप्तियाँ निकलीं जिन्हें सहायक ने मोड़ लिया था।
नियंत्रण सही डिज़ाइन किया गया था और हर महीने किया गया। वह इसलिए विफल हुआ कि समीक्षक ने मिलान की मद को चुनौती नहीं दी। हस्ताक्षर समीक्षा नहीं है।
उदाहरण 2: तत्काल भुगतान
एक वित्त क्लर्क को ऐसा ईमेल मिला जो प्रबंध निदेशक की ओर से लगता था, जिसमें एक गोपनीय सौदा पक्का करने के लिए नए आपूर्तिकर्ता को तत्काल भुगतान माँगा गया था। क्लर्क जानता था कि सामान्य प्रक्रिया में दूसरा अनुमोदक चाहिए, पर ईमेल में लिखा था कि निदेशक यात्रा में हैं और उनसे संपर्क नहीं हो सकता। क्लर्क ने भुगतान जारी कर दिया। ईमेल नकली था।
प्रक्रिया ठीक थी। वह इसलिए विफल हुई कि संगठन की संस्कृति ने कर्मचारियों को सिखाया था कि वरिष्ठों के अनुरोध प्रक्रिया से ऊपर हैं। जो नियंत्रण किसी विश्वसनीय लगने वाले संदेश से लाँघा जा सकता है, वह उतना ही मज़बूत है जितना सबसे कनिष्ठ व्यक्ति का ना कहने का आत्मविश्वास।
पाठ्यक्रम का मार्ग
- 1
आधार
ढाँचा और उद्देश्य
नियंत्रण उद्देश्य, प्रक्रिया मानचित्रण, धोखाधड़ी जोखिम आकलन और नियंत्रण ढाँचा। - 2
योजनाएँ
धोखाधड़ी कैसे काम करती है
मुख्य योजनाएँ, भुगतान मोड़ना और पहचान के लिए डेटा विश्लेषण। - 3
प्रक्रियाएँ
प्रमुख चक्रों में नियंत्रण
खरीद, बिक्री, वेतन, नकदी और संपत्तियाँ। - 4
प्रतिक्रिया
जाँच
योजना, साक्ष्य, साक्षात्कार और वसूली। - 5
व्यवहार
आश्वासन और केस
छोटे संगठन, निगरानी, कमी की रिपोर्टिंग और पूर्ण केस स्टडी।
एक समीक्षक हर मासिक मिलान पर हस्ताक्षर करता है पर बढ़ते "समय के अंतर" पर कभी सवाल नहीं करता। यह नियंत्रण क्यों विफल हुआ?
विफलता को उसके प्रकार से मिलाएँ
- वर्ष के अंत में मिलान छोड़ दिया गया
- अनुमोदक चालान बिना पढ़े हस्ताक्षर करता है
- पोस्टिंग जाँची जाती है पर आपूर्तिकर्ता का अस्तित्व नहीं
- निदेशक प्रक्रिया के बाहर भुगतान का आदेश देता है