ऑफिस प्रशासन के हिस्से आपस में कैसे जुड़ते हैं
भूमिका के मुख्य क्षेत्र और वे बाकी सबकी सहायता कैसे करते हैं।
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ऑफिस का इंजन रूम
ऑफिस प्रशासन किसी संगठन को रोज़ चलाए रखता है। प्रशासक पूछताछ का उत्तर देते हैं, मीटिंग आयोजित करते हैं, रिकॉर्ड रखते हैं, सामान मँगवाते हैं, आगंतुकों का स्वागत करते हैं और कार्यस्थल को सुरक्षित रखने में मदद करते हैं। जब काम अच्छी तरह होता है, तो किसी को पता नहीं चलता। जब वह विफल होता है, तो सबको पता चल जाता है।
यह पाठ्यक्रम भूमिका को चरण-दर-चरण समझाता है: कैसे काम करें, कैसे संवाद करें, प्रणालियाँ और रिकॉर्ड कैसे चलाएँ, और पूरे संगठन की सहायता कैसे करें।
ऑफिस प्रशासन के पाँच क्षेत्र
दो उदाहरण
उदाहरण 1। एक प्रबंधक ग्राहक की मीटिंग के लिए कमरा माँगता है। एक अच्छा प्रशासक कमरा बुक करता है, जाँचता है कि स्क्रीन चल रही है, पानी की व्यवस्था करता है, रिसेप्शन को ग्राहक का नाम बताता है, और आगंतुक सूची में यह मुलाक़ात जोड़ देता है। एक अनुरोध ने संवाद, संगठन, संसाधन और कार्यस्थल को छुआ।
उदाहरण 2। एक प्रशासक रिसेप्शन को आगंतुक के बारे में बताना भूल गया। ग्राहक लॉबी में बीस मिनट तक इंतज़ार करती रही, जबकि कर्मचारी पता लगाने की कोशिश करते रहे कि वह किससे मिलने आई है। एक क्षेत्र की छोटी-सी चूक ने संगठन की छवि को प्रभावित किया।
शुरुआती लोगों की आम गलतियाँ
काम को उसके क्षेत्र से मिलाइए
- ग्राहक का टेलीफ़ोन कॉल उठाना
- मीटिंग रूम बुक करना
- हस्ताक्षरित अनुबंध की फ़ाइलिंग करना
- प्रिंटर के लिए कागज़ मँगवाना
कौन-सा एक सवाल रोज़मर्रा की कई समस्याओं को रोकने में मदद करता है?