एक अच्छी योजना क्या करती है

योजना निर्णयों का एक साधन है

योजना कोई ऐसा दस्तावेज़ नहीं है जो अनुमोदन पाने के लिए बनाया जाए और फिर फ़ाइल में रख दिया जाए। यह टीम की साझा समझ है कि क्या दिया जाएगा, कैसे, किसके द्वारा, कब और किस लागत पर। अच्छी योजना लोगों को व्यावहारिक सवालों के जवाब जल्दी देने देती है: अगर यह आपूर्तिकर्ता तीन सप्ताह देर करे तो क्या होगा? क्या हम उद्घाटन एक महीना पहले कर सकते हैं, और इसकी लागत क्या होगी? इस सप्ताह कौन-सा काम सबसे ज़्यादा मायने रखता है? अगर कोई योजना ऐसे सवालों का जवाब नहीं दे सकती, तो वह केवल सजावट है।

शेड्यूल (schedule) योजना का एक हिस्सा है: गतिविधियाँ, उनकी अवधियाँ, उनका तार्किक क्रम और उससे निकलने वाली तिथियाँ। व्यापक परियोजना योजना (project plan) में कार्यक्षेत्र, लागत, संसाधन, जोखिम, गुणवत्ता, क्रय और संवाद भी आते हैं। योजना की कई विफलताएँ शेड्यूल को ही पूरी योजना मान लेने से आती हैं — उदाहरण के लिए, ऐसा शेड्यूल जिसमें आत्मविश्वास भरी तिथियाँ हैं पर उन्हें पूरा करने वाले संसाधनों से कोई संबंध नहीं।

योजना का प्रयास परियोजना के अनुरूप होना चाहिए

योजना बनाने में लागत लगती है। दो महीने की आंतरिक परियोजना के लिए एक पन्ने की माइलस्टोन योजना और एक सरल बार चार्ट काफ़ी हो सकता है। दो साल की निर्माण परियोजना को पूरी तरह जुड़ा हुआ, संसाधन-युक्त शेड्यूल और समर्पित योजनाकार चाहिए। मध्यम स्तर का कौशल सही स्तर का निर्णय करना है: इतना विवरण जिससे समस्याएँ जल्दी दिखें और विकल्प परखे जा सकें, पर इतना नहीं कि योजना को बनाए रखने में उससे अधिक मेहनत लगे जितनी वह बचाती है। एक उपयोगी कसौटी: अगर यह गतिविधि एक सप्ताह खिसके, तो क्या किसी को जानना होगा? अगर नहीं, तो हो सकता है कि इसे अलग से ट्रैक करना बहुत ज़्यादा विस्तार हो।