आपके आसपास की सूचना
दफ़्तर जिन अलग-अलग रूपों और जगहों में सूचना बनाता और रखता है।
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कागज़ी फ़ाइलों से कहीं ज़्यादा
जब लोग "रिकॉर्ड" सुनते हैं, तो अक्सर फ़ाइलों की अलमारियाँ सोचते हैं। आज दफ़्तर की ज़्यादातर सूचना डिजिटल है, और वह कई जगहों पर फैली है: ईमेल, शेयर्ड ड्राइव, क्लाउड स्टोरेज, वित्त और HR (मानव संसाधन) सिस्टम, चैट ऐप, फ़ोन और कागज़ी फ़ाइलें।
यह कोर्स उन सभी के लिए है जो काम पर सूचना बनाते, फ़ाइल करते या संभालते हैं, खासकर प्रशासनिक भूमिकाओं में। यह इस बुनियादी बात से शुरू होता है कि सूचना कहाँ रहती है और ज़िम्मेदारी किसकी है, फिर रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने, रखने, सुरक्षित करने और नष्ट करने को समझाता है, और वास्तविक मामलों पर खत्म होता है।
दफ़्तर की सूचना कहाँ रहती है
हस्ताक्षरित अनुबंध, मूल प्रमाणपत्र, डिलीवरी नोट, दुर्घटना पुस्तिका और भंडारण में रखी पुरानी फ़ाइलें।
दो उदाहरण
उदाहरण 1. एक मैनेजर चैट संदेश से एक ज़रूरी मरम्मत को मंज़ूरी देता है। महीनों बाद ऑडिटर पूछता है कि खर्च को किसने मंज़ूर किया। संदेश अब भी मैनेजर के फ़ोन में है, लेकिन मैनेजर नौकरी छोड़ चुका है। मंज़ूरी को मरम्मत के रिकॉर्ड के साथ सहेजा जाना चाहिए था।
उदाहरण 2. एक फ़ैसिलिटी अधिकारी मरम्मत से पहले क्षतिग्रस्त छत की तस्वीरें लेता है और उन्हें तारीख वाले नाम के साथ इमारत के रखरखाव फ़ोल्डर में सहेजता है। जब बीमा दावा किया जाता है, तो सबूत मिनटों में मिल जाता है।
सूचना को उस जगह से मिलाएँ जहाँ वह आमतौर पर मिलती है
- हस्ताक्षरित मूल अनुबंध
- नई कीमत पर आपूर्तिकर्ता की सहमति
- पेरोल डेटा
- साइट की समस्या की तस्वीर
एक मैनेजर चैट संदेश से खरीद को मंज़ूरी देता है। क्या यह रिकॉर्ड हो सकता है?