आवश्यकता से अनुबंध तक टेंडर जीवनचक्र
वे चरण जिनसे एक क्रय करने वाला संगठन टेंडर से पहले, उसके दौरान और बाद में गुज़रता है, और हर चरण पर बोलीदाता कहाँ कार्रवाई कर सकता है।
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टेंडर एक लंबी प्रक्रिया का बीच का हिस्सा है
बोलीदाताओं को टेंडर तब दिखता है जब वह प्रकाशित होता है। क्रेता के लिए प्रकाशन उस प्रक्रिया का बीच है जो महीनों या वर्षों पहले शुरू हुई थी और अवार्ड के बाद वर्षों तक चलेगी। क्रेता ने ज़रूरत पहचानी, बजट सुरक्षित किया, बाज़ार का अध्ययन किया, प्रोक्योरमेंट का मार्ग चुना, विनिर्देश और मूल्यांकन मानदंड लिखे, और अनुबंध की योजना बनाई। अवार्ड के बाद क्रेता अनुबंध का प्रबंधन करेगा और बाद में तय करेगा कि उसे नवीनीकृत करना है या नहीं।
एक उन्नत बिड मैनेजर पूरे जीवनचक्र को समझता है, क्योंकि टेंडर के बारे में सबसे महत्वपूर्ण निर्णय प्रकाशन से पहले लिए जाते हैं। यह जानना कि क्रेता जीवनचक्र में कहाँ है, आपको बताता है कि आप अब भी किस पर प्रभाव डाल सकते हैं और क्या पहले से तय हो चुका है।
क्रेता का जीवनचक्र
- 1
चरण 1
आवश्यकता और बिज़नेस केस
कोई विभाग ज़रूरत पहचानता है। वित्त विभाग बजट मंज़ूर करता है। दायरा (scope) अभी लचीला है। - 2
चरण 2
बाज़ार से जुड़ाव
क्रेता जानकारी के अनुरोध (RFI), आपूर्तिकर्ता दिवस या आमने-सामने की बैठकों के माध्यम से बाज़ार का अध्ययन करता है। आपूर्तिकर्ता अब भी दायरे और मानदंडों को आकार दे सकते हैं। - 3
चरण 3
प्रोक्योरमेंट रणनीति
क्रेता प्रक्रिया, लॉट, अनुबंध का प्रकार और मूल्यांकन मॉडल चुनता है। - 4
चरण 4
टेंडर
दस्तावेज़ प्रकाशित होते हैं, बिड प्राप्त होती हैं और उनका मूल्यांकन होता है। संवाद औपचारिक और सीमित होता है। - 5
चरण 5
अवार्ड और अनुबंध
क्रेता अपने निर्णय की घोषणा करता है, स्टैंडस्टिल अवधि (standstill period) का पालन कर सकता है, और अनुबंध पर हस्ताक्षर करता है। - 6
चरण 6
अनुबंध प्रबंधन
क्रेता प्रदर्शन का प्रबंधन करता है। उसका अनुभव उसी ज़रूरत के अगले टेंडर को आकार देता है।
कार्य उदाहरण 1: एक सुविधा प्रबंधन अनुबंध
एक अस्पताल समूह का सुविधा प्रबंधन अनुबंध अठारह महीने में समाप्त हो रहा है। मौजूदा आपूर्तिकर्ता को यह तारीख पता है। एक प्रतिस्पर्धी भी इस पर नज़र रखता है। प्रतिस्पर्धी समाप्ति से दस महीने पहले अस्पताल के आपूर्तिकर्ता जुड़ाव दिवस में जाता है, मौजूदा सेवा की समस्याओं के बारे में पूछता है, और जानकारी के अनुरोध का उत्तर देता है जिसमें बताता है कि वह सफ़ाई की गुणवत्ता कैसे मापेगा।
जब निविदा आमंत्रण (ITT) प्रकाशित होता है, तो गुणवत्ता अनुभाग बोलीदाताओं से "परिणाम-आधारित मापन पद्धति" का वर्णन करने को कहता है। प्रतिस्पर्धी महीनों से इस प्रश्न की तैयारी कर रहा था। मौजूदा आपूर्तिकर्ता, जिसने नवीनीकरण को पक्का मान लिया था, तैयार नहीं था। टेंडर वास्तव में प्रकाशन से बहुत पहले चरण 2 में ही आकार ले चुका था।
कार्य उदाहरण 2: चरण 4 पर पहुँचना
एक सॉफ़्टवेयर कंपनी को सार्वजनिक रिकॉर्ड प्रणाली का टेंडर समय-सीमा से दो सप्ताह पहले मिलता है। उसने क्रेता से कभी बात नहीं की है। विनिर्देश तीन नामित प्रणालियों के साथ एकीकरण माँगता है, और मूल्यांकन गुणवत्ता स्कोर का 30% "हमारे वर्तमान परिवेश की समझ" को देता है।
बिड मैनेजर पहचानती है कि कंपनी चरण 4 पर प्रवेश कर रही है, जहाँ दायरे पर कोई प्रभाव नहीं है और परिवेश की समझ सीमित है। इसका अपने-आप यह अर्थ नहीं कि नो-बिड हो, पर जीतने की संभावना तेज़ी से घटती है और इसे निर्णय का हिस्सा बनाना ज़रूरी है। आप किस चरण पर प्रवेश कर रहे हैं, यह पहचानना हर बिड/नो-बिड निर्णय का पहला इनपुट है।
चरण को उस काम से मिलाएँ जो आपूर्तिकर्ता अब भी कर सकता है
- आवश्यकता और बिज़नेस केस
- बाज़ार से जुड़ाव
- टेंडर
- अनुबंध प्रबंधन
किस चरण पर आपूर्तिकर्ता आमतौर पर मूल्यांकन मानदंडों को आकार देने के लिए सबसे अधिक कर सकता है?