व्यावसायिक औचित्य (business case) एक निर्णय दस्तावेज़ है
व्यावसायिक औचित्य (business case) क्या होता है, यह किस निर्णय में मदद करता है, और यह प्रस्ताव, बजट अनुरोध तथा परियोजना चार्टर से किस तरह अलग है।
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हर संगठन के पास उपलब्ध धन, लोगों और समय से ज़्यादा अच्छे विचार होते हैं। नया कंप्यूटर सिस्टम, दूसरा गोदाम, प्रशिक्षण कार्यक्रम, आपूर्तिकर्ता में बदलाव: इनमें से हर विकल्प संगठन से कहता है कि वह अभी संसाधन दे, ताकि बाद में कुछ बेहतर मिल सके। किसी को यह तय करना होता है कि कौन-से विचार आगे बढ़ेंगे। व्यावसायिक औचित्य (business case) वह दस्तावेज़ है जो यह निर्णय लेने में मदद करता है।
एक सरल कार्यकारी परिभाषा: व्यावसायिक औचित्य (business case) साक्ष्यों से समर्थित एक व्यवस्थित तर्क है, जो बताता है कि कोई खास निवेश करना उचित है और उसे पूरा किया जा सकता है। यह बताता है कि बदलाव की ज़रूरत क्यों है, किन विकल्पों पर विचार किया गया, हर विकल्प की लागत क्या होगी और उससे क्या हासिल होगा, क्या गलत हो सकता है, और चुने गए विकल्प को कैसे खरीदा, भुगतान किया और प्रबंधित किया जाएगा।
मुख्य शब्द है निर्णय। व्यावसायिक औचित्य परियोजना का वर्णन करने या किसी विचार को बेचने के लिए नहीं लिखा जाता। इसे इसलिए लिखा जाता है ताकि निर्णय लेने वाला व्यक्ति हाँ, नहीं, या "अभी नहीं, और जानकारी लेकर वापस आएँ" कह सके, और ठीक-ठीक समझ सके कि वह किस बात पर सहमति दे रहा है।
व्यावसायिक औचित्य और इससे जुड़े दस्तावेज़
प्रस्ताव (proposal) आम तौर पर किसी ग्राहक या प्रबंधक को समाधान सुझाता है और उसके पक्ष में तर्क देता है। इसमें अक्सर केवल एक विकल्प पेश किया जाता है। व्यावसायिक औचित्य में यह दिखाना ज़रूरी है कि कुछ न करने सहित अन्य विकल्पों की निष्पक्षता से तुलना की गई थी।
जब कोई संगठन इसकी माँग करता है
अधिकांश संगठनों में, खर्च की एक सीमा से अधिक राशि के लिए व्यावसायिक औचित्य ज़रूरी होता है। यह सीमा उनके प्राधिकार प्रत्यायोजन (delegation of authority) में तय होती है। यह एक आंतरिक नियम है, जो बताता है कि कौन कितनी राशि मंज़ूर कर सकता है। इस सीमा से कम राशि के लिए एक छोटा अनुरोध पर्याप्त हो सकता है। इससे अधिक राशि के लिए मामला किसी वरिष्ठ प्रबंधक, निवेश समिति या बोर्ड के पास जा सकता है।
ऐसे बदलावों के लिए भी अक्सर व्यावसायिक औचित्य ज़रूरी होता है जिनमें कम धन खर्च होता है, लेकिन जोखिम अधिक होता है या बहुत से लोग प्रभावित होते हैं। उदाहरण के लिए, किसी नए संचालन मॉडल को अपनाना, कोई साइट बंद करना, या किसी सेवा को आउटसोर्स करना। इसकी ज़रूरत निर्णय के आकार के कारण होती है, केवल खर्च की राशि के कारण नहीं।
इसे कौन पढ़ता है
कम-से-कम तीन तरह के पाठकों की अपेक्षा रखें। निर्णय लेने वाले जल्दी से सिफारिश, लागत, लाभ और मुख्य जोखिम जानना चाहते हैं। वित्त विभाग संख्याओं और वित्तपोषण की जाँच करना चाहता है। विशेषज्ञ, जैसे खरीद, कानूनी, सूचना प्रौद्योगिकी (IT) और संचालन विभाग के लोग, यह जाँचना चाहते हैं कि योजना उनके क्षेत्र में व्यावहारिक है या नहीं। एक अच्छा व्यावसायिक औचित्य इन तीनों की ज़रूरत पूरी करता है, बिना किसी से सब कुछ पढ़वाए।
व्यावसायिक औचित्य का मुख्य उद्देश्य क्या है?
हर दस्तावेज़ का मिलान उस मुख्य सवाल से करें जिसका वह जवाब देता है
हर दस्तावेज़ का मिलान उस सवाल से करें जिसका जवाब देने के लिए वह लिखा गया है।
- व्यावसायिक औचित्य
- बजट अनुरोध
- परियोजना चार्टर
- बिक्री प्रस्ताव