कंपनी सचिव क्या करते हैं
इस भूमिका के चार मुख्य भाग, सचिव की नियुक्ति कौन करता है और यह भूमिका व्यवसाय के लिए क्यों महत्वपूर्ण है।
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हर कंपनी को अपने कानूनी मामलों को व्यवस्थित रखना चाहिए। उसे अपने मालिकों और निदेशकों के रजिस्टर रखने चाहिए, ऐसी बैठकें करनी चाहिए जिनमें वैध निर्णय लिए जाएँ, उन निर्णयों को दर्ज करना चाहिए और सही जानकारी समय पर सरकारी रजिस्ट्री को भेजनी चाहिए। अधिकांश संगठनों में, यह सुनिश्चित करने वाला व्यक्ति कंपनी सचिव (company secretary) होता है।
यह पदनाम पुराना है और इससे गलतफ़हमी हो सकती है। कंपनी सचिव निजी सहायक या टाइपिस्ट नहीं होता। यह भूमिका कंपनी का एक वरिष्ठ अधिकारी निभाता है: ऐसा व्यक्ति जो कंपनी कानून के तहत औपचारिक पद पर होता है, जिसे कई देशों में निदेशकों के साथ मान्यता दी जाती है। बड़ी कंपनियों में इस पद का नाम जनरल काउंसल और कंपनी सचिव (General Counsel and Company Secretary), कॉर्पोरेट गवर्नेंस प्रमुख (Head of Corporate Governance) या कॉर्पोरेट सचिव (Corporate Secretary) हो सकता है।
यह पाठ्यक्रम उन लोगों के लिए है जो यह काम करते हैं या इसमें सहयोग देते हैं: सहायक कंपनी सचिव, कॉर्पोरेट प्रशासक, पैरालीगल, समूह कंपनियों की देखभाल करने वाले वित्त और कानूनी कर्मचारी, और गवर्नेंस के काम में आने वाले कार्यकारी सहायक। यह सामान्य अंतरराष्ट्रीय कार्यप्रणाली पर व्यावहारिक प्रशिक्षण है। यह कोई पेशेवर योग्यता नहीं है और इससे कंपनी सचिवों के किसी पेशेवर निकाय की सदस्यता नहीं मिलती।
भूमिका के चार मुख्य भाग
वैधानिक रजिस्टर (statutory registers) रखना (वे रिकॉर्ड जो कानून के अनुसार आवश्यक हैं, जैसे सदस्यों का रजिस्टर और निदेशकों का रजिस्टर), कंपनियों की रजिस्ट्री में फाइलिंग करना और कंपनी के रिकॉर्ड सुरक्षित रखना।
किसे कंपनी सचिव रखना आवश्यक है?
नियम हर देश में अलग-अलग हैं। कुछ देशों में हर कंपनी को कंपनी सचिव नियुक्त करना आवश्यक है। अन्य देशों में केवल सार्वजनिक कंपनियों को कंपनी सचिव रखना होता है और निजी कंपनी चाहे तो ऐसा न करने का विकल्प चुन सकती है। कुछ कानूनों में यह भी आवश्यक है कि सार्वजनिक या सूचीबद्ध कंपनी का सचिव मान्य योग्यता रखता हो या उसके पास उपयुक्त अनुभव हो। जहाँ कोई सचिव नियुक्त नहीं होता, वहाँ कर्तव्य समाप्त नहीं हो जाते: उन्हीं फाइलिंग और रिकॉर्ड के लिए निदेशक जिम्मेदार रहते हैं और आम तौर पर वे यह काम किसी और को सौंप देते हैं।
सचिव कोई व्यक्तिगत कर्मचारी, वह निदेशक जो यह भूमिका भी निभाता है, या कॉर्पोरेट सचिव (corporate secretary) हो सकता है: यानी कॉर्पोरेट सेवा प्रदाताओं की कोई फर्म जिसे सचिव के रूप में कार्य करने के लिए नियुक्त किया गया हो। कई सहायक कंपनियों वाले समूह अक्सर दोनों तरीकों का उपयोग करते हैं — मुख्य कंपनियों के लिए अपनी टीम और विदेश की छोटी कंपनियों के लिए सेवा प्रदाता। हमेशा उस देश का कंपनी कानून जाँचें जहाँ कंपनी पंजीकृत है।
यह भूमिका क्यों महत्वपूर्ण है
उदाहरण। एक लॉजिस्टिक्स कंपनी ने एक गोदाम खरीदने पर सहमति दी। आखिरी समय में विक्रेता के वकीलों ने खरीद को मंजूरी देने वाले बोर्ड संकल्प की प्रमाणित प्रति माँगी। कार्यवृत्त लिखा नहीं गया था, जिन दो निदेशकों ने मतदान किया था उनकी नियुक्ति वैध रूप से नहीं हुई थी क्योंकि कंपनी के संविधान के अनुसार उनकी नियुक्ति को कभी मंजूरी नहीं दी गई थी, और रजिस्ट्री में अब भी एक ऐसे निदेशक का नाम था जिसने एक साल पहले इस्तीफा दे दिया था। रिकॉर्ड ठीक किए जाने तक सौदे का पूरा होना तीन सप्ताह देर से हुआ। कुछ भी गैरकानूनी करने का इरादा नहीं था। कंपनी में बस कोई ऐसा व्यक्ति नहीं था जो उसके कॉर्पोरेट रिकॉर्ड की देखभाल कर रहा हो।
बैंक, खरीदार, लेखा-परीक्षक, नियामक और अदालतें सभी इन रिकॉर्ड पर भरोसा करते हैं। जब रिकॉर्ड गलत होते हैं, तो सौदों में देरी होती है, जाँच के दौरान बैंक खाते फ्रीज़ हो सकते हैं और देर से फाइलिंग करने पर निदेशकों को दंड का सामना करना पड़ सकता है।
कौन-सा कथन कंपनी सचिव का सबसे अच्छा वर्णन करता है?
कार्य को भूमिका के भाग से मिलाएँ
हर कार्य को भूमिका के उस भाग से मिलाएँ जिससे वह संबंधित है।
- शेयर हस्तांतरण के बाद सदस्यों का रजिस्टर अपडेट करना
- बोर्ड बैठक का कार्यवृत्त तैयार करना
- वार्षिक आम बैठक की सूचना भेजना
- अध्यक्ष को समझाना कि अनुच्छेद गणपूर्ति के बारे में क्या कहते हैं