अलग-अलग नियंत्रण प्रणाली क्यों नहीं हैं
ठेकेदार नियंत्रण होने और ठेकेदार प्रबंधन प्रणाली होने के बीच का अंतर।
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उच्च-जोखिम उद्योगों के अधिकांश संगठनों में ठेकेदार नियंत्रण पहले से हैं। उनके पास पूर्व-अर्हता प्रश्नावली है। उनके पास इंडक्शन है। उनके पास कार्य परमिट (permit to work) प्रणाली और एक कंपनी साइट प्रतिनिधि है जो साइट पर घूमता है। फिर भी इन संगठनों में गंभीर ठेकेदार घटनाएँ होती हैं। कारण आम तौर पर कोई छूटा हुआ नियंत्रण नहीं होता। कारण यह है कि नियंत्रण आपस में जुड़े नहीं होते।
ठेकेदार प्रबंधन प्रणाली नियंत्रणों का ऐसा समूह है जो साथ मिलकर डिज़ाइन किए गए हैं। हर नियंत्रण अपने पहले वाले से जानकारी लेता है और अपने बाद वाले को देता है। पूर्व-अर्हता का परिणाम तय करता है कि टेंडर मूल्यांकन कितना गहरा जाए। टेंडर मूल्यांकन तय करता है कि ब्रिजिंग दस्तावेज़ को क्या कवर करना होगा। निष्पादन का प्रदर्शन डेटा तय करता है कि ठेकेदार को अगली बार बोली के लिए बुलाया जाए या नहीं। जब ये कड़ियाँ होती हैं, संगठन सीखता है। जब नहीं होतीं, हर नियंत्रण अकेला काम करता है और वही कमज़ोरियाँ हर अनुबंध पर दोहराई जाती हैं।
वास्तविक प्रणाली के तीन परीक्षण
आप तीन प्रश्नों से परख सकते हैं कि स्वास्थ्य, सुरक्षा और पर्यावरण (HSE) ठेकेदार व्यवस्था प्रणाली है या नहीं।
- क्या जानकारी आगे बहती है? उदाहरण के लिए, क्या पूर्व-अर्हता में मिली कमज़ोरी अनुबंध में विशिष्ट शर्त और निष्पादन के दौरान विशिष्ट जाँच बनती है?
- क्या जानकारी वापस बहती है? उदाहरण के लिए, क्या खराब अंतिम मूल्यांकन वास्तव में बदलता है कि अगले टेंडर में किसे बुलाया जाए?
- क्या प्रयास अनुपातिक है? प्रणाली अधिक जोखिम वाले काम पर अधिक नियंत्रण और कम जोखिम वाले पर कम लगाती है। हर जगह समान प्रयास का अर्थ है कि उच्च-जोखिम काम पर नियंत्रण कम है।
यदि इनमें से किसी का उत्तर नहीं है, तो संगठन के पास प्रक्रियाओं का संग्रह है, प्रणाली नहीं।
दो छोटे मामले
एक रिफ़ाइनरी की पूर्व-अर्हता ऑडिट में पाया गया कि एक मचान (scaffolding) ठेकेदार का रात की शिफ़्ट में पर्यवेक्षण अनुपात कमज़ोर था। ऑडिटर ने इसे स्कोर शीट में दर्ज किया। अनुबंध कीमत के आधार पर दिया गया। किसी ने निष्कर्ष को अनुबंध या निष्पादन एश्योरेंस योजना में नहीं लिखा। आठ महीने बाद बिना पर्यवेक्षक के रात के दल ने अधूरा मचान खड़ा कर दिया। कमज़ोरी पुरस्कार से पहले ज्ञात थी, लेकिन प्रणाली ने उसे खो दिया।
उन्नत स्तर के व्यवसायियों को प्रणाली के रूप में क्यों सोचना चाहिए
उन्नत स्तर पर आपका काम केवल किसी एक नियंत्रण (control) को अच्छी तरह चलाना नहीं है। आपका काम व्यवस्था को इस तरह डिज़ाइन करना है कि समय के दबाव में भी सामान्य लोग सही निर्णय लें। जिस कॉन्ट्रैक्ट्स लीड ने HSE टीम से कभी मुलाकात नहीं की, उसे भी टेंडर में HSE की भारांकन (weighting) प्राप्त होनी चाहिए। नए कंपनी साइट प्रतिनिधि को भी पता होना चाहिए कि कौन-सी अवार्ड शर्तों (award conditions) की जाँच करनी है। अनुभवी लोग छुट्टी पर हों, तब भी प्रणाली को काम करना चाहिए।
इसीलिए यह डिज़ाइन कॉन्ट्रैक्ट जीवनचक्र (lifecycle) पर निर्भर करता है। जीवनचक्र हर नियंत्रण को एक स्थान, एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक परिणाम देता है। अगले पाठ इस ढाँचे को चरण-दर-चरण बनाते हैं।
कौन-सा अवलोकन सबसे मज़बूत प्रमाण है कि किसी संगठन के पास अलग-अलग नियंत्रणों का समूह नहीं, बल्कि ठेकेदार प्रबंधन प्रणाली है?