ज्ञान प्रबंधन क्या है
ज्ञान प्रबंधन की सरल परिभाषा, यह किन लोगों के लिए है और इस पाठ्यक्रम में क्या शामिल है।
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हर संगठन को कुछ न कुछ पता होता है। उसके लोगों को पता होता है कि उस पुराने पंप को कैसे ठीक करना है जिसमें हमेशा रिसाव होता है। उन्हें पता होता है कि कौन-सा ग्राहक ईमेल के बजाय फोन कॉल चाहता है। उन्हें पता होता है कि गोदाम की व्यवस्था ऐसी क्यों है और पिछली बार बड़ा ऑर्डर जल्दी में पूरा करने पर क्या गड़बड़ हुई थी। इस ज्ञान का अधिकांश हिस्सा लोगों के दिमाग में, पुराने ईमेल में और कॉफी मशीन के पास होने वाली बातचीत में रहता है।
ज्ञान प्रबंधन (knowledge management) वह नियोजित तरीका है जिससे कोई संगठन अपने लोगों के ज्ञान को ढूँढ़ता, सँभालता, साझा करता, इस्तेमाल करता और बेहतर बनाता है, ताकि संगठन बेहतर ढंग से काम करे। यह कोई कंप्यूटर सिस्टम नहीं है और न ही कोई पुस्तकालय। यह आदतों, भूमिकाओं और सरल साधनों का एक समूह है, जो सही ज्ञान को सही समय पर उस व्यक्ति तक पहुँचाने में मदद करता है जिसे उसकी ज़रूरत है।
चार गतिविधियाँ
ज्ञान प्रबंधन का अधिकांश काम चार सरल गतिविधियों में आता है:
- ढूँढ़ना — जानना कि कौन-सा ज्ञान महत्त्वपूर्ण है और किसके पास है।
- दर्ज करना — उस ज्ञान को लिखना, रिकॉर्ड करना या किसी और तरीके से सँभालना जिसे खोना नहीं चाहिए।
- साझा करना — लोगों के बीच, दस्तावेज़ों और बातचीत के माध्यम से ज्ञान पहुँचाना।
- लागू करना — बेहतर निर्णय लेने या काम को बेहतर ढंग से करने के लिए ज्ञान का इस्तेमाल करना और नतीजे से फिर सीखना।
चौथी गतिविधि को लोग भूल जाते हैं। रिपोर्टों से भरी साझा ड्राइव, जिन्हें कोई नहीं पढ़ता, ज्ञान प्रबंधन नहीं है। यह संग्रहण है।
यह पाठ्यक्रम किन लोगों के लिए है
यह टीम लीडरों, प्रबंधकों, परियोजना कर्मचारियों और गुणवत्ता, मानव संसाधन (HR), प्रशिक्षण या संचालन से जुड़ी भूमिकाओं में काम करने वाले उन लोगों के लिए शुरुआती पाठ्यक्रम है, जिन्हें अपने संगठन में उसके ज्ञान को साझा करने में मदद करने के लिए कहा गया है। आपको किसी तकनीकी पृष्ठभूमि की ज़रूरत नहीं है। उदाहरण कार्यालयों, परियोजनाओं, कारखानों, अस्पतालों और लॉजिस्टिक्स कंपनियों से लिए गए हैं।
ज्ञान प्रबंधन प्रणालियों के लिए एक अंतरराष्ट्रीय मानक है, ISO 30401, जिसे मानकीकरण के लिए अंतरराष्ट्रीय संगठन (ISO) ने प्रकाशित किया है। इस पाठ्यक्रम में इसका नाम इसलिए बताया गया है ताकि आप इसे पहचान सकें, लेकिन यह मानक की आवश्यकताएँ नहीं सिखाता और न ही आपको इसके अनुसार प्रमाणन के लिए तैयार करता है।
दो कार्यस्थलों में ज्ञान प्रबंधन
एक वार्ड की नर्सों ने मरीजों को एक वार्ड से दूसरे वार्ड में ले जाने के दौरान गलतियाँ कम करने का एक सरल तरीका खोजा: हर बार मरीज को स्थानांतरित करते समय एक छोटी चेकलिस्ट को ज़ोर से पढ़ना। दूसरे वार्डों को इसके बारे में पता नहीं था। जब अस्पताल ने अच्छी कार्य-पद्धतियाँ साझा करने के लिए वरिष्ठ नर्सों की मासिक बैठक शुरू की, तो एक साल के भीतर यह चेकलिस्ट हर वार्ड तक पहुँच गई। वह बैठक ज्ञान प्रबंधन थी।
कौन-सा कथन ज्ञान प्रबंधन का सबसे अच्छा वर्णन करता है?