Word के उन्नत कौशल समय कैसे बचाते हैं

ज़्यादातर लोग Microsoft Word का इस्तेमाल टाइप करके और फिर टेक्स्ट को सही रूप देकर सीखते हैं: शीर्षक के लिए बड़ा फ़ॉन्ट, किसी पंक्ति को आगे ले जाने के लिए कुछ स्पेस, और नया पेज शुरू होने तक Enter कुंजी दबाना। एक पेज के पत्र के लिए यह तरीका काम करता है। 40 पेज की प्रक्रिया, निविदा प्रस्तुति या ऐसी रिपोर्ट के लिए यह बुरी तरह विफल हो जाता है, जिसे पाँच लोग तीन महीनों तक संपादित करेंगे।

समस्या दस्तावेज़ के दिखने के तरीके में नहीं है। समस्या यह है कि उसका रूप उसकी संरचना से जुड़ा नहीं है। Word यह नहीं जानता कि बोल्ड 14-पॉइंट वाली पंक्ति एक शीर्षक है, इसलिए वह उससे विषय-सूची नहीं बना सकता। उसे यह भी नहीं पता कि स्पेस की पंक्ति का उद्देश्य एक कॉलम को सीध में रखना है, इसलिए फ़ॉन्ट बदलने पर वह संरेखण बिगड़ जाता है। हर बदलाव हाथ से कई बार करना पड़ता है, और हर मैन्युअल बदलाव में गलती होने की आशंका रहती है।

Word का उन्नत इस्तेमाल इसका उलटा है: आप Word को बताते हैं कि दस्तावेज़ का हर हिस्सा क्या है (शीर्षक, कैप्शन, सूची या अनुभाग), और Word उसका रूप, उसकी नंबरिंग और सूची में उसकी जगह संभालता है। इससे ऐसा दस्तावेज़ मिलता है जिसे जल्दी बदला जा सकता है और जिसका रूप एक जैसा रहता है।

इस पाठ्यक्रम में क्या शामिल है

यह पाठ्यक्रम उन लोगों के लिए है जो पहले से हर दिन Word का इस्तेमाल करते हैं और अब लंबे या अधिक औपचारिक दस्तावेज़ बनाते हैं: प्रशासक, कार्यकारी सहायक, इंजीनियर, गुणवत्ता और HSE (स्वास्थ्य, सुरक्षा और पर्यावरण) कर्मचारी, और वे सभी लोग जो प्रक्रियाओं, रिपोर्टों या मानक पत्रों का रखरखाव करते हैं। इसमें शैलियाँ, टेम्पलेट, लंबे दस्तावेज़ों के टूल, फ़ील्ड, मेल मर्ज, समीक्षा और सहयोग, सुरक्षा और सुगम्यता शामिल हैं।

इसमें अच्छा लिखना या रिपोर्ट के तर्क की संरचना बनाना नहीं सिखाया जाता। स्पष्ट लेखन व्यावसायिक लेखन और पत्राचार पाठ्यक्रम में सिखाया जाता है, और इंजीनियरिंग रिपोर्टों की सामग्री तथा संरचना तकनीकी रिपोर्ट लेखन पाठ्यक्रम में सिखाई जाती है। आधिकारिक दस्तावेज़ों के संशोधनों और अनुमोदनों को नियंत्रित करना दस्तावेज़ नियंत्रण और रिकॉर्ड प्रबंधन पाठ्यक्रम में सिखाया जाता है। यह पाठ्यक्रम आपको Word के वे तरीके सिखाता है जिन पर उन पाठ्यक्रमों में भरोसा किया जाता है।

एक उदाहरण

Quorvale Logistics में एक प्रशासक 60 पेज की वेयरहाउस संचालन पुस्तिका का रखरखाव करती है। हर साल बीच में दो अनुभाग जोड़े जाते हैं। पुस्तिका के मैन्युअल संस्करण में, शीर्षकों की नंबरिंग फिर से करने, विषय-सूची ठीक करने और “अनुभाग 7.4 देखें” जैसे वाक्यांश ढूँढ़ने में उसे दिन का ज़्यादातर समय लगता था, क्योंकि वे अब गलत जगह की ओर संकेत करते थे। शीर्षक शैलियों, स्वचालित नंबरिंग, बनाई गई विषय-सूची और क्रॉस-रेफ़रेंस के साथ पुस्तिका को दोबारा बनाने के बाद, वही सालाना अपडेट एक घंटे से भी कम समय में हो गया और ऑडिट में कोई गलत संदर्भ नहीं मिला।