इवेंट प्रशासन कहाँ फिट होता है

कई लोग, एक इवेंट

एक व्यावसायिक इवेंट अलग-अलग हितों वाले कई लोगों को साथ लाता है। इवेंट के स्वामी (कभी-कभी प्रायोजक भी कहा जाता है) को एक परिणाम चाहिए: प्रशिक्षित टीम, कोई निर्णय, नए ग्राहक संबंध। इवेंट प्रशासक उस इरादे को बुकिंग, समय-सारणी, संवाद और समय पर चलने वाले दिन में बदलता है। उनके आसपास वक्ता, प्रतिनिधि, स्थल, खान-पान वाले, ऑडियो-विज़ुअल (AV) तकनीशियन, वित्त, संचार और, बड़े इवेंट के लिए, सुरक्षा तथा स्वास्थ्य और सुरक्षा सलाहकार होते हैं।

ज़्यादातर इवेंट समस्याएँ किसी एक आपूर्तिकर्ता की विफलता से नहीं होतीं। वे अस्पष्ट भूमिकाओं से होती हैं: दो लोग खान-पान वाले को अलग-अलग ब्रीफ़ कर रहे हैं, वक्ता की स्लाइड का कोई मालिक नहीं है, या ऐसा निर्णय जिसे उस दिन लेने का अधिकार किसी के पास नहीं था।

RACI चार्ट से भूमिकाएँ स्पष्ट करना

RACI चार्ट एक सरल तालिका है जो हर प्रमुख कार्य को सूचीबद्ध करती है और दिखाती है कि कौन Responsible (ज़िम्मेदार; काम करता है), Accountable (जवाबदेह; अंतिम निर्णय लेता है; केवल एक व्यक्ति), Consulted (परामर्श-प्राप्त; निर्णय से पहले राय देता है) और Informed (सूचित; बाद में बताया जाता है) है। इवेंट के लिए, यह "बजट में बदलाव कौन स्वीकृत करता है?" और "खान-पान वाले को ब्रीफ़ कौन करता है?" जैसे सवालों को समस्या बनने से पहले ही सुलझा देता है।

दो केस

केस 1: परस्पर विरोधी निर्देश। एक क्षेत्रीय बिक्री बैठक के लिए, बिक्री निदेशक ने स्थल से कमरा थिएटर शैली में सजाने को कहा, जबकि प्रशासक ने समूह कार्य के लिए कैबरे शैली बुक की थी। स्थल ने सबसे वरिष्ठ आवाज़ का पालन करते हुए थिएटर शैली लगा दी। समूह अभ्यास विफल रहे, क्योंकि लोग एक-दूसरे के सामने नहीं बैठ सकते थे। स्थल के संपर्क के रूप में प्रशासक को नामित करने वाला RACI चार्ट इसे रोक सकता था।

केस 2: बिना अधिकार का निर्णय। एक प्रशिक्षण इवेंट की सुबह, प्रशिक्षक ने एक अतिरिक्त कमरा माँगा। प्रशासक को पक्का नहीं था कि वह अतिरिक्त लागत स्वीकृत कर सकती है या नहीं, और इवेंट के स्वामी उड़ान में थे। सत्र 40 मिनट देर से शुरू हुआ। पहले से यह तय होना कि प्रशासक एक तय सीमा तक उसी दिन का खर्च स्वीकृत कर सकता है, इसे मिनटों में सुलझा देता।