कार्यालय खरीद क्या है और यह क्यों मायने रखती है
खरीदने और खरीद-प्रक्रिया (procurement) में अंतर, और अच्छी खरीद किसकी रक्षा करती है।
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खरीदना एक चरण है; खरीद-प्रक्रिया पूरी प्रक्रिया है
कागज़ का डिब्बा तो कोई भी खरीद सकता है। खरीद-प्रक्रिया (procurement) वह पूरी प्रक्रिया है जिससे कोई संगठन अपनी ज़रूरत की वस्तुएँ और सेवाएँ प्राप्त करता है। यह तब शुरू होती है जब किसी को ज़रूरत महसूस होती है। यह तब खत्म होती है जब वस्तु प्राप्त हो जाती है, आपूर्तिकर्ता को भुगतान हो जाता है और रिकॉर्ड फ़ाइल में लग जाते हैं।
कार्यालय में खरीद-प्रक्रिया में रोज़मर्रा की चीज़ें आती हैं, जैसे स्टेशनरी, प्रिंटर टोनर, सफ़ाई की सामग्री और पीने का पानी। इसमें बड़ी चीज़ें भी आती हैं: फ़र्नीचर, कंप्यूटर, सफ़ाई का अनुबंध, फ़ोटोकॉपियर का पट्टा (lease) या सॉफ़्टवेयर सदस्यता।
यह पाठ्यक्रम उन लोगों के लिए है जो प्रशासनिक या कार्यालयी भूमिका में इन चीज़ों का ऑर्डर देते हैं, अनुमोदन करते हैं या प्राप्त करते हैं। आपको खरीद का कोई पूर्व प्रशिक्षण होना ज़रूरी नहीं है।
अच्छी खरीद तीन चीज़ों की रक्षा करती है
अच्छी खरीद से पैसे का पूरा मूल्य मिलता है। इसका अर्थ है सही गुणवत्ता, उचित कुल लागत पर, न कि केवल उस दिन की सबसे कम कीमत।
कार्यस्थल के दो उदाहरण
उदाहरण 1. एक कार्यालय सहायक एक वेबसाइट से कुर्सियाँ मँगवाता है क्योंकि वे अच्छी दिखती हैं और सस्ती हैं। वे ऐसी ऊँचाई समायोजन के बिना आती हैं जो कर्मचारियों को चाहिए। कुर्सियाँ लौटा दी जाती हैं, डिलीवरी शुल्क डूब जाता है और कर्मचारियों को छह हफ़्ते और इंतज़ार करना पड़ता है।
उदाहरण 2. एक दूसरा कार्यालय छोटा-सा विवरण लिखता है कि कुर्सियों को क्या-क्या करना है, तीन आपूर्तिकर्ताओं से कीमतें माँगता है, और ऑर्डर देने से पहले डिलीवरी की तारीखें जाँचता है। कुर्सियाँ थोड़ी महँगी पड़ती हैं, लेकिन वे ज़रूरत के अनुसार हैं और समय पर पहुँचती हैं।
दूसरे कार्यालय ने कुल मिलाकर ज़्यादा मेहनत नहीं की। उसने मेहनत पहले की, जहाँ उससे सबसे ज़्यादा बचत हुई।
शुरुआती लोगों की आम गलतियाँ
कौन-सा कथन खरीद-प्रक्रिया (procurement) का सबसे अच्छा वर्णन करता है?
वाक्य पूरा करें।
पैसे का पूरा ज़रूरत के लिए लागत, और डिलीवरी का सबसे अच्छा संतुलन है।