परियोजना में कंट्रोल कहाँ बैठता है

योजनाएँ पूर्वानुमान हैं

हर परियोजना योजना अधूरी जानकारी के साथ किया गया पूर्वानुमान है। उस पूर्वानुमान का कुछ हिस्सा गलत होगा। निगरानी और कंट्रोल इसलिए हैं कि पता चले वह कहाँ गलत है, इतनी जल्दी कि उस पर कुछ उपयोगी किया जा सके। लक्ष्य यह नहीं कि परियोजना किसी भी कीमत पर योजना से मेल खाए। लक्ष्य यह है कि परियोजना अपने उद्देश्यों की ओर बढ़ती रहे, और योजना निर्णयों के लिए संदर्भ बिंदु हो।

यह पाठ्यक्रम मानता है कि आप योजना की मूल बातें जानते हैं: कार्यक्षेत्र, कार्य विभाजन संरचना (work breakdown structure), शेड्यूल, बजट और जोखिम रजिस्टर। यह इस पर केंद्रित है कि योजना मंज़ूर होने के बाद क्या होता है — जब असली काम असली डेटा देता है और लोगों को तय करना होता है कि उस डेटा का क्या अर्थ है।

समय सटीकता से अधिक मायने क्यों रखता है

जल्दी मिली समस्या के कई संभावित उत्तर होते हैं: काम का क्रम बदलना, फ़्लोट का उपयोग, किसी संसाधन को पहले लाना, डिज़ाइन सरल करना, देरी के अनुबंधित बनने से पहले आपूर्तिकर्ता से बात करना। वही समस्या देर से मिले तो आमतौर पर एक ही उत्तर बचता है: देरी और अतिरिक्त लागत स्वीकार करना। इसलिए कंट्रोल का मूल्य मुख्यतः शीघ्र पहचान (early detection) से आता है। चौथे सप्ताह में मिला मोटा संकेत बीसवें सप्ताह में दिए गए सटीक विश्लेषण से अधिक मूल्यवान है।

इसका एक व्यावहारिक परिणाम है। जब आप किसी परियोजना के लिए कंट्रोल डिज़ाइन करें, तो पहले पूछें, "हमें कितनी जल्दी पता चलेगा?" और उसके बाद ही, "हमें कितनी सटीकता से पता चलेगा?" कई संगठन उल्टा करते हैं और सावधानीपूर्ण विवरण वाली मासिक रिपोर्टें बनाते हैं जो इतनी देर से आती हैं कि कुछ बदल नहीं पातीं।

कंट्रोल क्या नहीं है

• रिपोर्टिंग के लिए रिपोर्टिंग नहीं। जो रिपोर्ट किसी निर्णय तक नहीं ले जाती, या यह पुष्टि नहीं करती कि निर्णय की ज़रूरत नहीं, वह कंट्रोल के बिना लागत बढ़ाती है।
• दोषारोपण नहीं। यदि वेरिएंस पर सज़ा मिलती है, तो लोग वेरिएंस छिपाते हैं, और कंट्रोल काम करना बंद कर देता है।
• कठोर पालन नहीं। कभी-कभी सही कंट्रोल निर्णय उचित परिवर्तन नियंत्रण के ज़रिए योजना बदलना होता है, क्योंकि मूल योजना अब उद्देश्य की पूर्ति नहीं करती।

कंट्रोल की भी एक कीमत है: मापने, रिपोर्ट करने और बैठकों में लगा समय। इंटरमीडिएट प्रैक्टिशनर को आँकना होता है कि परियोजना को कितना कंट्रोल चाहिए। तीन सप्ताह की आंतरिक परियोजना और तीन वर्ष के प्लांट निर्माण को बहुत अलग कंट्रोल प्रणालियाँ चाहिए, हालाँकि दोनों के नीचे वही चक्र है।