प्रदर्शन प्रबंधन चक्र (The Performance Management Cycle)
अपेक्षाएँ, निरंतर बातचीत, समीक्षा और विकास कैसे जुड़कर पूरे वर्ष में एक सतत चक्र बनाते हैं।
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यह पाठ्यक्रम किसके लिए है
यह पाठ्यक्रम उन लोगों के लिए है जो दूसरों का प्रबंधन करते हैं: टीम लीडर, पर्यवेक्षक, विभाग प्रमुख और वे प्रोजेक्ट प्रबंधक जिनके सीधे अधीनस्थ कर्मचारी हैं। संभव है कि आप पहले से वन-टू-वन बैठकें करते हों और समीक्षाएँ लिखते हों। यह पाठ्यक्रम आपसे ये काम अधिक कुशलता से करने को कहता है: हर व्यक्ति के लिए सही तरीका चुनना, समस्याओं का सही निदान करना, और कठिन मामलों को निष्पक्षता से संभालना।
मध्यम स्तर पर ध्यान विवेक (judgement) पर है। प्रबंधन की ज़्यादातर सलाह कहने में सरल होती है। कठिन बात यह जानना है कि आज, आपके सामने बैठे व्यक्ति पर कौन-सी सलाह लागू होती है, और जब वह काम न करे तो क्या करना है।
प्रदर्शन प्रबंधन एक चक्र है, कोई एक घटना नहीं
कई संगठन प्रदर्शन प्रबंधन को वार्षिक समीक्षा फ़ॉर्म ही मान लेते हैं। यह उसका सबसे छोटा हिस्सा है। प्रदर्शन प्रबंधन वह सब कुछ है जो एक प्रबंधक किसी व्यक्ति को अच्छा काम करने और आगे बढ़ने में मदद करने के लिए करता है: स्पष्ट अपेक्षाएँ तय करना, नियमित बात करना, फ़ीडबैक देना, बाधाएँ हटाना, विकास में सहयोग देना, प्रगति की समीक्षा करना और चीज़ें बिगड़ने पर कार्रवाई करना।
ये गतिविधियाँ एक चक्र बनाती हैं। हर चरण अगले चरण को आधार देता है। स्पष्ट उद्देश्य फ़ीडबैक को विशिष्ट बनाते हैं। नियमित फ़ीडबैक समीक्षा को छोटा और आश्चर्य-मुक्त बनाता है। ईमानदार समीक्षा अगली अवधि के लिए बेहतर उद्देश्य देती है। जब एक चरण कमज़ोर होता है, तो उसके बाद के चरण भी विफल हो जाते हैं।
पूरे वर्ष का चक्र
- 1
शुरुआत
अपेक्षाएँ और उद्देश्य तय करें
ज़िम्मेदारियाँ, मानक, प्राथमिकताएँ, तीन से पाँच उद्देश्य और एक या दो विकास लक्ष्य, लिखित और सहमत। - 2
हर एक या दो सप्ताह में
वन-टू-वन बैठकें और फ़ीडबैक
छोटी, नियमित बातचीत। समस्याएँ जल्दी सामने आती हैं। फ़ीडबैक घटना के निकट दिया जाता है। - 3
वर्ष के मध्य में
जाँच करें और समायोजित करें
क्या उद्देश्य अब भी सही हैं? क्या कुछ बदला है? वर्ष के अंत की प्रतीक्षा करने के बजाय उन्हें अद्यतन करें। - 4
अवधि के अंत में
समीक्षा
उन बातचीतों का सार जो पहले ही हो चुकी हैं। कोई आश्चर्य नहीं। तय करें कि क्या अच्छा रहा और किसमें सुधार चाहिए। - 5
अगली अवधि
विकास और नए उद्देश्य
समीक्षा नए उद्देश्यों को आधार देती है, और चक्र फिर से शुरू होता है।
दो प्रबंधक, एक प्रक्रिया
पाठ्यक्रम का बाकी भाग क्या कवर करता है
पाठ्यक्रम चक्र का अनुसरण करता है। आप पहले देखेंगे कि प्रदर्शन को क्या चलाता है और अपनी शैली को कैसे ढालें। फिर आप अपेक्षाओं और उद्देश्यों, फ़ीडबैक, समीक्षाओं और कमज़ोर प्रदर्शन पर काम करेंगे। आगे के मॉड्यूल कोचिंग और विकास, कर्मचारियों को रोके रखने और औपचारिक दायित्वों, कठिन परिस्थितियों, और अंत में एक टीम के लिए पूरा चक्र चलाने को कवर करते हैं।
रोज़गार कानून हर देश में अलग होता है। जहाँ पाठ्यक्रम औपचारिक प्रक्रियाओं का उल्लेख करता है, वहाँ वह व्यापक रूप से प्रयुक्त सिद्धांत बताता है। हमेशा अपने संगठन की नीति का पालन करें और औपचारिक कार्रवाई से पहले मानव संसाधन (HR) से सलाह लें।
चक्र को क्रम में रखें
चरणों को उस क्रम में लगाएँ जिसमें वे सामान्यतः एक अवधि में होते हैं।
- 1विकास लक्ष्य और नए उद्देश्य तय करें
- 2बिना आश्चर्य के अवधि की समीक्षा करें
- 3मध्य-बिंदु पर जाँच करें और उद्देश्य समायोजित करें
- 4अपेक्षाएँ और उद्देश्य तय करें
- 5नियमित वन-टू-वन बैठकें करें और फ़ीडबैक दें
एक प्रबंधक की वर्ष-अंत समीक्षाओं में बार-बार विवाद और आश्चर्य होते हैं। चक्र का कौन-सा चरण सबसे अधिक संभावना से कमज़ोर है?