अनुबंध और आपूर्तिकर्ता प्रबंधन किसलिए है
हस्ताक्षरित अनुबंध एक वादा क्यों है, परिणाम क्यों नहीं, और हस्ताक्षर के बाद का काम किसकी रक्षा करता है।
11 min
Activities: 0 of 2
हस्ताक्षरित अनुबंध एक वादा है, परिणाम नहीं
अधिकांश संगठन अपनी ज़रूरत का बड़ा हिस्सा दूसरे संगठनों से खरीदते हैं। वे रखरखाव, सफ़ाई, परिवहन, IT सहायता, उपकरण, सामग्री, कैटरिंग, इंजीनियरिंग और परामर्श खरीदते हैं। कई संगठनों में आपूर्तिकर्ताओं को दिया जाने वाला पैसा उनकी सबसे बड़ी लागतों में से एक होता है।
अनुबंध यह दर्ज करता है कि आपूर्तिकर्ता ने क्या देने का वादा किया है और खरीदार ने क्या चुकाने का। वह अपने आप कुछ डिलीवर नहीं करता। किसी को यह जाँचना होता है कि सेवा पहुँच रही है, कीमत सहमति के अनुसार बनी है, परिवर्तन नियंत्रित हैं और समस्याएँ जल्दी पकड़ी जा रही हैं। यही काम अनुबंध और आपूर्तिकर्ता प्रबंधन (contract and supplier management) है।
जब कोई यह काम नहीं करता, तब भी अनुबंध चलता रहता है। इनवॉइस आते रहते हैं और चुकाए जाते रहते हैं। फ़र्क यह है कि जब डिलीवर हुई सेवा खरीदी गई सेवा से छोटी, देर से या महँगी होती है, तो किसी को पता नहीं चलता।
तीन संबंधित विधाएँ
लोग अक्सर इन शब्दों का ऐसे उपयोग करते हैं जैसे उनका एक ही अर्थ हो। ऐसा नहीं है।
- खरीद (Procurement) हस्ताक्षरित अनुबंध तक पहुँचने का काम है: आवश्यकता परिभाषित करना, आपूर्तिकर्ता खोजना, निविदा चलाना, प्रस्तावों का मूल्यांकन करना और शर्तें तय करना।
- अनुबंध प्रबंधन (Contract management) हस्ताक्षर के बाद का काम है: यह सुनिश्चित करना कि दोनों पक्ष अपने दायित्व निभाएँ, परिवर्तनों को नियंत्रित करना, इनवॉइस जाँचना और अंत में अनुबंध को ठीक से बंद करना।
- आपूर्तिकर्ता प्रबंधन (Supplier management) किसी एक आपूर्तिकर्ता के साथ पूरे संबंध को, उसके सभी अनुबंधों में और कई वर्षों तक, देखता है। वह पूछता है कि यह आपूर्तिकर्ता बेहतर हो रहा है या बदतर, और व्यवसाय के लिए कितना महत्वपूर्ण है।
तीनों आपस में जुड़े हैं। जो अनुबंध प्रबंधक खरीद में शामिल नहीं था, उसे निविदा से बनी हर कमज़ोर धारा विरासत में मिलती है। जिस खरीद टीम को कभी पता ही नहीं चलता कि आपूर्तिकर्ता ने कैसा प्रदर्शन किया, वह उसी कमज़ोर आपूर्तिकर्ता को फिर चुन लेगी। अच्छे संगठन तीनों को जोड़कर रखते हैं।
दो अनुबंध, दो परिणाम
एक निजी अस्पताल तीन साल का सफ़ाई अनुबंध करता है। अनुबंध के अनुसार हर दिन की शिफ़्ट में 40 सफ़ाईकर्मी चाहिए। हस्ताक्षर के बाद अनुबंध की फ़ाइल अलमारी में चली जाती है। हर महीने वित्त टीम 40 सफ़ाईकर्मियों का इनवॉइस चुका देती है, क्योंकि राशि परचेज़ ऑर्डर से मेल खाती है।
अठारह महीने बाद एक वार्ड प्रबंधक गंदे फ़र्श की शिकायत करता है। आंतरिक समीक्षा में पता चलता है कि आपूर्तिकर्ता ज़्यादातर दिनों में लगभग 32 सफ़ाईकर्मियों से काम चला रहा था। अस्पताल ने ऐसे कर्मचारियों का भुगतान किया जो उसे मिले ही नहीं, और अनुबंध में कमी का कोई रिकॉर्ड नहीं है क्योंकि किसी ने उसे दर्ज नहीं किया।
अच्छा प्रबंधन किसकी रक्षा करता है
अनुबंध और आपूर्तिकर्ता प्रबंधन चार चीज़ों की रक्षा करता है।
- डिलीवरी — सही सामान या सेवाएँ, सहमत गुणवत्ता में, सहमत समय पर।
- लागत — सहमत कीमत, और साथ ही आपूर्तिकर्ता का उपयोग करने की कुल लागत, जिसमें खरीदार का अपना समय और विफलताओं की लागत भी शामिल है।
- जोखिम — इसकी संभावना कि आपूर्तिकर्ता विफल हो जाए, कानून तोड़े, खरीदार की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँचाए, या खरीदार को ऐसी सेवा के बिना छोड़ दे जिस पर वह निर्भर है।
- संबंध और सुधार — ऐसा आपूर्तिकर्ता जो व्यवसाय को समझता है और समय के साथ उसे बेहतर बनाने में मदद करता है।
एक आम गलती केवल लागत पर नज़र रखना है। अनुबंध ठीक बजट पर रह सकता है जबकि डिलीवरी की गुणवत्ता गिरती है और जोखिम बढ़ता है। चारों पर एक साथ नज़र रखनी चाहिए।
एक सुविधा प्रबंधक हर महीने जाँचता है कि सुरक्षा आपूर्तिकर्ता अनुबंध में बताई गई संख्या में गार्ड दे रहा है, और किसी भी कमी को दर्ज करता है। यह कौन-सी विधा है?