कार्यस्थल पर शिष्टाचार का अर्थ
शिष्टाचार (etiquette) साझा अपेक्षाओं का एक समूह है, जो काम को तेज़ बनाता है और भरोसा बढ़ाता है; यह कठोर औपचारिकता नहीं है।
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आज ज़्यादातर काम स्क्रीन या फ़ोन के ज़रिए होता है। कोई खरीदार किसी आपूर्तिकर्ता को ईमेल भेजता है। कोई साइट इंजीनियर कार्यालय में फ़ोन करता है। कोई परियोजना टीम वीडियो कॉल पर मिलती है। कोई सहकर्मी टीम चैट में एक छोटा-सा सवाल पूछता है। हर संदेश छोटा होता है, लेकिन ये सभी मिलकर तय करते हैं कि काम कितनी तेज़ी से आगे बढ़ता है और लोग आपको किस नज़र से देखते हैं।
शिष्टाचार (etiquette) लोगों के व्यवहार से जुड़ी साझा अपेक्षाओं का समूह है। कार्यस्थल पर संचार शिष्टाचार से कुछ आसान सवालों के जवाब मिलते हैं। मैं ऐसे व्यक्ति को ईमेल कैसे शुरू करूँ जिससे मैं कभी नहीं मिला? मुझे कितनी जल्दी जवाब देना चाहिए? क्या मेरा कैमरा चालू होना चाहिए? क्या मैनेजर को वॉइस नोट भेजना ठीक है?
अच्छे शिष्टाचार का मतलब पुराने ढंग की औपचारिकता या तयशुदा वाक्यांश नहीं है। इसका मतलब है दूसरे व्यक्ति के लिए चीज़ें आसान बनाना। जब आप अपेक्षित तरीके का पालन करते हैं, तो दूसरे व्यक्ति को यह अंदाज़ा नहीं लगाना पड़ता कि आपका क्या मतलब है, जवाब के लिए आपके पीछे नहीं पड़ना पड़ता या यह महसूस नहीं करना पड़ता कि उसकी अनदेखी की गई है।
व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है
कोई ग्राहक अक्सर एक ईमेल या एक फ़ोन कॉल के आधार पर पूरे संगठन का आकलन करता है। कोई रूखा जवाब, खोया हुआ संदेश या ऐसी कॉल जिसे एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक भेजा जाता रहे, ऑर्डर गंवा सकती है। संगठन के भीतर, खराब आदतों से समय बर्बाद होता है। 4 लोगों को ज़रूरत होने पर 40 लोगों को ईमेल भेजने से हर पाठक के कुछ मिनट खर्च होते हैं। अस्पष्ट संदेश को स्पष्ट करने के लिए 3 और संदेश भेजने पड़ते हैं।
अच्छा शिष्टाचार आपकी भी रक्षा करता है। स्पष्ट, विनम्र और सटीक संदेशों का बचाव करना आसान होता है, अगर बाद में कोई इस बात पर सवाल उठाए कि क्या तय हुआ था। लापरवाही से लिखे गए संदेश आगे भेजे जा सकते हैं, उनका गलत अर्थ निकाला जा सकता है या उनका इस्तेमाल आपके विरुद्ध किया जा सकता है।
संगठनों के नियम अलग-अलग होते हैं
दुनिया भर में कोई एक मानक नहीं है। किसी सरकारी मंत्रालय, पारिवारिक व्यवसाय और तकनीकी स्टार्ट-अप की आदतें अलग-अलग होंगी। आपके संगठन की संचार नीति, ईमेल हस्ताक्षरों की शैली या कर्मचारियों द्वारा इस्तेमाल किए जा सकने वाले ऐप्स के बारे में नियम हो सकते हैं। जहाँ कंपनी का कोई नियम हो, वहाँ वही सबसे पहले लागू होता है। इस पाठ्यक्रम के सिद्धांत आपको वहाँ सही तरीके से काम करने में मदद करते हैं जहाँ कोई नियम नहीं है।
एक ही अनुरोध, 2 तरीके
“आँकड़े चाहिए। जल्द से जल्द।”
पढ़ने वाले को पता नहीं चलता कि कौन-से आँकड़े चाहिए, किस काम के लिए चाहिए या कब तक चाहिए। लहजा अधीर लगता है। वे शायद सवाल पूछकर जवाब देंगे, इसलिए अनुरोध पूरा होने में ज़्यादा समय लगेगा।
आपके संगठन में ईमेल हस्ताक्षरों के प्रारूप के बारे में लिखित नियम है, लेकिन आपको कोई दूसरी शैली पसंद है। आपको क्या करना चाहिए?