HRIS क्या है
मानव संसाधन सूचना प्रणाली की परिभाषा, और विक्रेता तथा HR टीमें इसके लिए किन नामों का इस्तेमाल करती हैं।
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हर संगठन अपने कर्मचारियों के बारे में जानकारी रखता है। किसी को पता होना चाहिए कि यहाँ कौन काम करता है, किस पद पर, किस मैनेजर के लिए, किस वेतन पर और उसकी कितनी छुट्टी बाकी है। छोटे व्यवसाय में यह जानकारी किसी स्प्रेडशीट और कागज़ी फ़ाइलों वाली अलमारी में हो सकती है। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, स्प्रेडशीट काम करना बंद कर देती है। दो प्रतियों में अलग-अलग जानकारी होती है, कोई फ़ाइल गुम हो जाती है और कोई यह नहीं बता पाता कि कंपनी ने पिछले मार्च में कितने लोगों को काम पर रखा था।
मानव संसाधन सूचना प्रणाली (human resources information system, HRIS) ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो किसी संगठन के कर्मचारियों और उनके लिए किए जाने वाले मानव संसाधन (HR) के काम से जुड़ी जानकारी को संग्रहित करता है, उस पर प्रक्रिया करता है और उसकी रिपोर्ट देता है। यह हर कर्मचारी का एक साझा रिकॉर्ड रखता है और अधिकृत लोगों को तय चरणों के अनुसार उस रिकॉर्ड को पढ़ने और बदलने देता है।
यह पाठ्यक्रम HR कर्मचारियों, HR अधिकारियों, HR प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों और उन मैनेजरों के लिए परिचयात्मक और व्यावहारिक प्रशिक्षण है, जो HRIS का इस्तेमाल करते हैं या उसे चुनने में मदद करते हैं। यह किसी विक्रेता या उत्पाद की सिफ़ारिश नहीं करता। इसके सिद्धांत हर उस सिस्टम पर लागू होते हैं जिसका आप इस्तेमाल करते हैं।
आधिकारिक डेटा स्रोत (system of record)
इस पाठ्यक्रम का सबसे महत्वपूर्ण विचार आधिकारिक डेटा स्रोत (system of record) है। यह वह एक जगह है जहाँ संगठन किसी डेटा की सही और आधिकारिक जानकारी रखे जाने पर सहमत होता है। अगर पदनामों के लिए HRIS आधिकारिक डेटा स्रोत है, तो ईमेल हस्ताक्षर, स्प्रेडशीट या पुराने संगठन चार्ट में दिया गया पदनाम केवल एक प्रति है। जब प्रतियों में जानकारी अलग हो, तो HRIS की जानकारी मान्य होती है और प्रति को ठीक किया जाता है।
HRIS तभी उपयोगी है जब लोग उस पर भरोसा करें। भरोसा दो बातों से आता है: उसमें मौजूद डेटा सही हो, और हर कोई अपनी निजी सूचियाँ रखने के बजाय उसका इस्तेमाल करे। जिस सिस्टम का इस्तेमाल केवल कुछ लोग करते हैं, वह अक्सर सिस्टम न होने से भी बुरा होता है, क्योंकि लोग गलत संख्याओं को सही मान लेते हैं।
HRIS से पहले और बाद में
400 कर्मचारियों वाली एक लॉजिस्टिक्स कंपनी कर्मचारियों की जानकारी तीन स्प्रेडशीट में रखती है: एक HR में, एक पेरोल में और एक ऑपरेशन्स में, जिसका इस्तेमाल शिफ़्ट की योजना बनाने के लिए होता है। एक ड्राइवर अपना पता बदलता है। HR अपनी स्प्रेडशीट में पता बदलता है, लेकिन पेरोल को इसकी जानकारी नहीं मिलती और सालाना टैक्स फ़ॉर्म पुराने पते पर चला जाता है।
“आधिकारिक डेटा स्रोत” का क्या मतलब है?