चालान, दावों, परमिट और ग्राहक अनुरोधों पर लीन के विचार उतने ही लागू होते हैं जितने उत्पादों पर।
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लीन (Lean) ग्राहकों को वह देने का एक तरीका है जिसे वे महत्व देते हैं—कम बर्बादी, कम इंतज़ार और कम मेहनत के साथ। इसके विचार जापान में 1945 के बाद के दशकों में टोयोटा उत्पादन प्रणाली से विकसित हुए। बाद में, पश्चिम के लेखकों ने इस तरीके को "लीन" नाम दिया।
आज भी ज़्यादातर लोग लीन की कल्पना कारखाने में करते हैं: असेंबली लाइन पर चलते पुर्ज़े, अलमारियों पर रखे डिब्बे, काम की जगहों पर कर्मचारी। लेकिन यही विचार वहाँ भी लागू होते हैं जहाँ ग्राहक की सेवा के लिए काम एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक जाता है। एक चालान वित्त टीम के पास से गुजरता है। एक दावा ग्राहक सेवा टीम के पास से गुजरता है। एक खरीद आदेश खरीद टीम के पास से गुजरता है। एक नया कर्मचारी मानव संसाधन (HR) टीम की ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से गुजरता है। इनमें से हर एक एक प्रक्रिया है, और हर प्रक्रिया धीमी हो सकती है, उसमें बहुत-सी गलतियाँ हो सकती हैं और उसमें शामिल लोगों को परेशानी हो सकती है।
कार्यालय का काम भी प्रवाह में चलता है
कार्यालय में "उत्पाद" अक्सर जानकारी होती है: कोई निर्णय, मंज़ूरी, रिकॉर्ड या जवाब। आप इसे अलमारी पर नहीं देख सकते, लेकिन यह भी आगे बढ़ता है, इंतज़ार करता है और कभी-कभी इसमें गड़बड़ी होती है। लीन वही सवाल पूछता है जो वह कारखाने में पूछता है:
ग्राहक कौन है, और वह वास्तव में क्या चाहता है?
कौन-से चरण वह मूल्य बनाते हैं, और कौन-से नहीं?
काम कहाँ इंतज़ार करता है, और क्यों?
काम पहली बार में सही न होने के कारण उसे कहाँ दोबारा करना पड़ता है?
लीन के 5 सिद्धांत, कार्यालय की भाषा में
उदाहरण: Quorvale Logistics में ग्राहक को रिफंड
डिलीवरी कंपनी Quorvale Logistics को क्षतिग्रस्त पार्सल के लिए ग्राहक को रिफंड देने में लगभग 3 सप्ताह लगते हैं। जब टीम एक रिफंड के पूरे मामले का पता लगाती है, तो उन्हें पता चलता है कि असल काम में लगभग 40 मिनट लगते हैं। बाकी समय मामला इंतज़ार करता है: ड्राइवर से फ़ोटो मिलने का, सुपरवाइज़र की मंज़ूरी का, और साप्ताहिक भुगतान प्रक्रिया का। कोई भी आलसी नहीं है। प्रक्रिया को इस तरह बनाया गया है कि उसमें इंतज़ार हो। सेवा टीम में लीन की शुरुआत आम तौर पर यहीं से होती है।
कार्यालय में लीन का सबसे अच्छा वर्णन कौन-सा कथन करता है?
सिद्धांत का मिलान कार्यालय के उदाहरण से करें
हर लीन सिद्धांत का मिलान उसे दिखाने वाले उदाहरण से करें।