डाक कक्ष और आगंतुक सेवा क्या करती है

हर कामकाजी इमारत में हर दिन बाहर से दो चीज़ें आती हैं: वस्तुएँ और लोग। पत्र, पार्सल, कूरियर लिफ़ाफ़े, आपूर्तिकर्ताओं की डिलीवरी और लौटाया गया सामान अंदर आता है। अनुबंध, बिल, नमूने और दस्तावेज़ बाहर भेजे जाते हैं। इसी समय, आगंतुक, ठेकेदार, नौकरी के लिए साक्षात्कार देने आए उम्मीदवार और कूरियर दरवाज़े पर आते हैं।

छोटे कार्यालय में एक व्यक्ति यह सब एक ही डेस्क पर संभाल सकता है। बड़े मुख्य कार्यालय में अलग डाक कक्ष, सामान प्राप्ति केंद्र और आगंतुक डेस्क हो सकते हैं, जिनमें से हर एक की अपनी टीम होती है। आकार बदलता है, लेकिन काम वही रहता है: इमारत की सीमा पार करने वाली हर चीज़ और हर व्यक्ति को प्राप्त करना, दर्ज करना, जाँचना, आगे पहुँचाना और उसका हिसाब रखना।

नियंत्रित प्रक्रिया क्यों ज़रूरी है

जब इन प्रवाहों को लापरवाही से संभाला जाता है, तो समस्याएँ आती हैं। कानूनी नोटिस एक सप्ताह तक ट्रे में पड़ा रहता है और समय-सीमा चूक जाती है। पार्सल लॉबी में छोड़ दिया जाता है और गायब हो जाता है। अनुबंध ऐसी सेवा से भेजा जाता है जिसमें ट्रैकिंग नहीं होती, इसलिए कोई साबित नहीं कर सकता कि वह पहुँचा था। कोई आगंतुक डेस्क के पास से निकलकर अंदर चला जाता है और अग्नि अलार्म बजने पर किसी को पता नहीं होता कि वह इमारत में है।

नियंत्रित प्रक्रिया से ऐसा नहीं होता। इसका मतलब है कि हर वस्तु और हर आगंतुक तय चरणों का पालन करता है, और रिकॉर्ड में दर्ज होता है कि क्या हुआ। इसी रिकॉर्ड की मदद से आप उस सवाल का जवाब दे सकते हैं जो बाद में हमेशा पूछा जाता है: "क्या यह पहुँचा, किसके पास है और कब?"

एक छोटा उदाहरण

इंजीनियरिंग कंपनी ब्रेनलो इंजीनियरिंग के मुख्य कार्यालय में हर दिन लगभग चालीस पत्र और पंद्रह कूरियर पार्सल आते हैं और वहाँ लगभग बीस आगंतुक आते हैं। एक सरल प्रक्रिया शुरू करने से पहले, कर्मचारी रिसेप्शन डेस्क के पास रखे ढेर से अपने पार्सल खुद ले जाते थे। दो लैपटॉप गायब होने के बाद, कार्यालय प्रबंधक ने सामान प्राप्ति लॉग, ताला लगा पार्सल कक्ष और सामान लेते समय हस्ताक्षर करने की व्यवस्था शुरू की। सामान गायब होना बंद हो गया और टीम यह भी दिखा सकी कि हर वस्तु कब पहुँची थी। (कंपनी और आँकड़े सिखाने के उद्देश्य से गढ़े गए हैं।)