Mailroom, Couriers and Visitor Management
A practical course for mailroom clerks, office assistants, visitor desk staff and office managers who run the flow of post, parcels and visitors through a building. Learn to receive, log and distribute incoming mail with a clear chain of custody, choose and book postal and courier services, recognise and respond to suspicious items, and register, badge, host and sign out visitors. It complements Reception and Front of House, which covers front-desk service, and Building Security and Access Control, which covers security systems.
- Modules
- 6
- Participants max.
- 20
- Langue
- EN
Ce qu'elle couvre habituellement
- 1
The Mailroom and Visitor Service
- What the Mailroom and Visitor Service Do
- Roles, Responsibilities and Service Levels
- Records, Logs and Chain of Custody
- Confidentiality and Personal Data in Mail and Visitor Records
- 2
Handling Incoming Mail and Deliveries
- Receiving Post and Deliveries at the Goods-In Point
- Sorting and Distributing Incoming Mail
- Signed-For, Tracked and High-Value Items
- Legal, Official and Misdirected Mail
- Digital Mailrooms and Scanning Incoming Post
- 3
Outgoing Mail and Couriers
- Preparing Outgoing Mail
- Choosing a Postal or Courier Service
- Booking Couriers and Charging by Weight
- Sending Items Abroad: Customs Paperwork and Restricted Items
- Tracking, Failed Deliveries, Claims and Costs
- 4
Suspicious Mail and Packages
- Why Mail Can Be a Threat
- Recognising a Suspicious Item
- Responding to a Suspicious Item
- Screening Arrangements and Unexpected Deliveries
- 5
Visitor Registration and Badges
- Pre-Registration and Expected Visitor Lists
- Registering a Visitor on Arrival
- Visitor Badges and Pass Types
- Hosts, Escorts and Restricted Areas
- Contractors, Couriers and Other Non-Standard Visitors
- Signing Out, Badge Recovery and the Roll Call Record
- 6
Running and Improving the Service
- Visitor Management Systems: Paper Logs and Digital Kiosks
- Procedures, Desk Instructions and Handover
- Measuring and Improving the Service
- Putting It Together: A Day at the Mailroom and Visitor Desk
Cette page décrit ce que la formation couvre habituellement. Chaque prestataire de formation peut modifier le contenu, la durée et l'ordre pour s'adapter au groupe. Confirmez le contenu final avec le prestataire de formation avant de réserver.
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Mailroom, Couriers and Visitor Management
4 h 6 min
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